3.1. Состав Конкурсной комиссии утверждается приказом проректора по молодежной политике с соблюдением требований, установленных пунктом 4 Приложения 1 Положения. В состав Конкурсной комиссии входят председатель, секретарь и члены комиссии.
3.3. Председатель Конкурсной комиссии:
3.3.1. осуществляет организацию и координацию работы Конкурсной комиссии, а также контроль ее работы и реализации решений;
3.3.2. организует и обеспечивает подготовку, созыв и проведение заседаний Конкурсной комиссии, в том числе заблаговременное информирование членов Конкурсной комиссии о дате, времени, месте, повестке дня предстоящего заседания, а также возможность заблаговременного ознакомления членов Конкурсной комиссии с материалами, планируемыми к рассмотрению на предстоящем заседании;
3.3.3. руководит проведением заседаний Конкурсной комиссии и, как правило, председательствует на них, в том числе открывает и закрывает заседания, контролирует наличие кворума на заседаниях, определяет порядок рассмотрения вопросов, устанавливает время и очередность выступлений, предоставляет слово лицам, присутствующим на заседаниях, инициирует обсуждение рассматриваемых вопросов и руководит их обсуждением, ставит рассматриваемые вопросы на голосование;
3.3.4. проверяет, подписывает протоколы заседаний Конкурсной комиссии и выписки из них, отвечает за достоверность издаваемых Конкурсной комиссией документов и правильность их оформления;
3.3.5. несет личную ответственность за своевременную и в полном объеме передачу издаваемых Конкурсной комиссией документов в отдел управления делопроизводством (канцелярия) Университета ИТМО;
3.3.6. осуществляет иные функции, полномочия и иные обязанности в соответствии с настоящим Положением и другими локальными актами Университета ИТМО.
3.4. Секретарь Конкурсной комиссии:
3.4.1. выполняет поручения председателя Конкурсной комиссии по вопросам планирования, организации и обеспечения проведения заседаний Конкурсной комиссии, в том числе по информированию ее членов и иных лиц, а также получению от них информации, ее хранению и представлению председателю Конкурсной комиссии;
3.4.2. ведет учет и осуществляет идентификацию участников заседаний Конкурсной комиссии, регистрацию их явки;
3.4.3. осуществляет подсчет голосов при голосовании членов Конкурсной комиссии;
3.4.4. обеспечивает фиксацию хода и результатов заседаний Конкурсной комиссии, в том числе ведет протоколы заседаний Конкурсной комиссии, а также по поручению председателя Конкурсной комиссии и в иных необходимых случаях – также стенографирование, аудио- и (или) видео- фиксацию заседаний Комиссии;
3.4.5. составляет, проверяет и подписывает протоколы заседаний Конкурсной комиссии, при необходимости изготавливает и заверяет (удостоверяет) своей подписью верность копий и выписок из указанных документов, отвечает за достоверность указанных документов и правильность их оформления, осуществляет их передачу в отдел управления делопроизводством (канцелярия) Университета ИТМО;
3.4.6. осуществляет другие функции, полномочия и иные обязанности в соответствии с настоящим Положением и иными локальными актами Университета ИТМО.
3.5. Конкурсная комиссия осуществляет свою деятельность в форме заседаний. Заседание Конкурсной комиссии является правомочным, если на нем присутствует более половины ее членов. Сроки проведения заседаний Конкурсной комиссии определяются в решении о проведении Конкурса.
3.6. Решения Конкурсной комиссии принимаются большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании. Каждый член Конкурсной комиссии голосует только лично от своего имени. Передача членом Конкурсной комиссии своего голоса другому лицу (в том числе другому члену Конкурсной комиссии) не допускается. Каждый член Конкурсной комиссии имеет при голосовании один голос. При равном распределении голосов «за» и «против» принятым считается решение, за которое проголосовал председательствующий на заседании.
3.7. Заседания Конкурсной комиссии оформляются протоколами. В протоколе заседания Конкурсной комиссии указываются:
3.7.1. дата, время место проведения заседания;
3.7.2. общий списочный состав Конкурсной комиссии и члены Конкурсной комиссии, присутствовавшие на заседании;
3.7.3. перечень и краткое содержание рассмотренных вопросов, принятые по ним решения с результатами голосования по каждому из них (с указанием числа голосов, поданных «за» и «против», а также воздержавшихся от голосования);
3.7.4. сведения о члене Конкурсной комиссии, проводившем подсчет голосов (секретарь Конкурсной комиссии);
3.7.5. сведения о членах Конкурсной комиссии, голосовавших против принятия решения(-й) и потребовавших внести запись об этом в протокол.
3.8. Протокол заседания Конкурсной комиссии подписывается лицом, председательствовавшим на заседании, а также секретарем Конкурсной комиссии, и в соответствующих случаях является основанием для подготовки и издания индивидуальных распорядительных актов (приказов) о назначении обучающимся Стипендии.